Sähköposti tehokkaaseen käyttöön asiakasviestinnässä

Kirjallisten taitojen merkitys on korostunut sähköpostin yleistymisen myötä. Asiakkaiden kohtaamisessa kirjallinen viestintä oli pitkän aikaa lapsipuolen asemassa, mutta nykyaika edellyttää kirjoitustaitoa ja kykyä tuoda tekstiin tunne ja tehokkuus tiedon rinnalle.

Sähköposti on erinomainen myynnin kanava, kun sitä käytetään oikein. Suomalaisessa asiakasviestinnässä käy havaintojemme mukaan yleensä niin, että asiakas jää sähköpostipalvelussa vaille kunnon vastausta kysymykseensä. Usein asiaa ei hoideta loppuun asti, vaan asiakkaan täytyy itse nähdä vaivaa, jotta saisi haluamansa tuotteen tai palvelun.

Yritysten asiakkaille suuntautuvaa kirjallista viestintää leimaa tekstin vaikea ymmärrettävyys: asiakas ei ymmärrä yrityksestä saamaansa sähköpostia tai kirjettä ja joutuu soittamaan yritykseen. Työt ruuhkautuvat, kun samaa asiaa joudutaan hoitamaan moneen kertaan.

Sähköpostikoulutuksessa perehdytään sekä yrityksen sisäiseen viestintään että asiakasviestintään. Samalla sovitaan yhteiset linjaukset, jotka määrittelevät sähköpostien perustason. Sähköpostikoulutuksessa otetaan koko ajan huomioon niin oikeakielisyys ja ymmärrettävyys kuin sävy ja myyntihenkisyyskin. Kun asiakasviestintää selkeytetään ja tehostetaan, resurssit vapautuvat muihin töihin.